Úvod do metodiky digitální sbírky

Obrys metodiky Doré pro kurátory a pracovníky sbírek

Metodika Doré vznikla jako reakce na rozpor mezi možnostmi dnešních informačních technologií a současnou muzejní praxí. V předchozích pracích jsme již popsali základní možnosti a výhody digitálního (elektronického) sběratelství a muzejnictví. Vysvětlili jsme si výhodné vlastnosti těchto postupů z hlediska provozního, badatelského, bezpečnostního i prezentačního. Proto zde jen shrneme výsledky předchozích prací, které souvisejí s metodikou. Popisujeme naši dnešní představu cílového řešení, bez ohledu na implementaci jednotlivých vlastností do současného systému. Popis implementace zájemce najde v chystaném návodu k obsluze systému Doré. Pro řádné zvládnutí postupů je však nutné pochopit základní principy použité metodiky.

Obsah
a struktura sbírky

Dříve než začneme vkládat jednotlivé položky do systému, měli bychom se nad sbírkou zamyslet a připravit ji na nový způsob využívání. Měli bychom se pokusit hromadné sbírkové předměty rozdělit na co nejmenší homogenní části. Zařazovat do digitálního katalogu heterogenní hromadné sbírkové předměty (typicky dědictví, hromadné akvizice atd.), nemá totiž prakticky význam. Proto je musíme rozdělit na menší homogenní části (čajový servis, soubor grafiky…). Měli bychom usilovat o co nejpodrobnější identifikaci a i homogenní hromadné sbírkové předměty pokud možno rozdělit na jejich elementární části (talířek/podšálek/konvice; jednotlivé grafické listy atd.).

V této fázi je žádoucí kriticky posoudit kvalitu jednotlivých sbírkových předmětů a případně nadbytečné a méně hodnotné předměty ze sbírky vyloučit. Současně je vhodné posoudit vypovídací hodnotu jednotlivých částí sbírky a rozhodnout o jejich případném doplnění či restrukturalizaci.

Digitální katalog umožňuje vkládání “mentefaktů”, tedy myšlenek, a vytváření vztahů mezi všemi položkami katalogu. To je výzva k doplnění a restrukturalizaci sbírky.

Katalogizace

Katalogizací rozumíme předvědecké zpracování sbírky. Základním elementem digitálního katalogu systému Doré je “kontejner sbírkového předmětu”, do kterého vkládáme všechna data, která se k tomuto předmětu vztahují. Kontejner zřizujeme při zařazování předmětu do digitální sbírky, tedy při katalogizaci. V dalších fázích tato data zpřesňujeme, doplňujeme, verifikujeme, vytváříme mezi nimi vztahy atd.

Digitální sbírka je souborem těchto kontejnerů, které lze třídit, vyhledávat, seskupovat dle nejrůznějších hledisek, vytvářet mezi nimi vztahy připojovat k nim další informace, veřejně verifikovat atd. Všechny sbírky jsou součástí jediného univerzálního systému, který umožňuje práci napříč sbírkami, obory a místy. Tento systém je on-line a veřejně přístupný.

Identifikace

Aby měl katalog smysl, musíme být schopni přesně přiřadit digitálním datům jejich předlohu a naopak. Identifikací tedy rozumíme “evidenční” vztah mezi předmětem a daty která jej popisují. Povinná jsou tato identifikační data: Identifikace sbírky (název, kontakt…) a identifikace předmětu ve sbírce (dle zvyklostí sbírky). U předmětů vydělených z hromadných sbírkových předmětů musí být uvedeny tyto „rodičovské“ předměty. U čistě virtuálních sbírek musí být uvedeny kvůli vědecké korektnosti (ověřitelnosti) informace o originálu (majitel, umístění…). Tato identifikace je předmětu přiřazena jednou provždy, nemění se zpracováním sbírky, výměnami či prodeji.

Struktura dat

Digitální sbírka obsahuje velké množství předmětů – kontejnerů. Abychom byli schopni tyto předměty efektivně vyhledávat a třídit, je výhodné do každého kontejneru vložit stručný popis a informaci o “kategorii” předmětu. Tyto informace se využívají i pro vyhledávání vně systému (např. na Internetu).
- Název a anotace předmětu
  Z praktických důvodů je vhodné předmět pojmenovat a stručně charakterizovat. Není povinné.
- Popis předmětu
  Každý předmět můžeme popisovat z mnoha pohledů, tedy mu můžeme přiřadit mnoho různých kategorií. Podrobná kategorizace je vlastně jistým druhem schematického popisu. Tato problematika je velmi rozsáhlá, proto je podrobněji rozvedena v [12], kde zájemce najde i další podrobnosti o metodice Doré.
Sbírková data
Postup Doré se od konvenčních katalogizačních systémů liší zejména tím, že obsahuje digitalizované zobrazení (fotografie, kresba, video, zvuk…) sbírkového předmětu, a všechny s předmětem související informace (poznámky badatelů, články, fotografie atd.). Tím vytváří „digitální sbírku“.
- Informace o předmětu
  Podobně jako při klasickém postupu by k záznamu měly být připojeny všechny dostupné informace vztahující se ke katalogizovanému předmětu, informace o jeho původu a jeho předchozích osudech. Měli bychom dbát na to, aby při vkládání do digitálního katalogu, nezanikla žádná znalost spojená s tímto předmětem.

Identifikační vztahy
Velká část předmětů ve sbírce má mezi sebou jasný vzájemný vztah (hrníček je součástí servisu, grafický list je součástí kolekce z dědictví pana XY atd.). Tyto vztahy jsou velmi důležité, a proto je musíme při katalogizaci zachovat a vložit do systému. Je přirozené, že pokud o vztazích nic nevíme, tak nic nevkládáme. Identifikační vztahy mohou sloužit jako hromadný popis sbírkových objektů.
Digitální forma sbírkového předmětu
Předmět obvykle digitalizujeme až po jeho zakatalogizování. Digitalizaci provádí odborné pracoviště. To se také stará o vložení digitalizovaných dat do patřičného kontejneru.

Aplikační data
Systém neslouží pouze jako katalog, ale i jako efektivní nástroj správy sbírky. Proto může obsahovat nejrůznější praktická data (zápůjčky, pojistky…). Protože systém obsahuje identifikaci a popis všech předmětů, a současně disponuje efektivními nástroji pro výběr a třídění, je vytvoření specifické aplikace poměrně snadné. Také doplnění katalogu o specifická aplikační data by nemělo činit zvláštní potíže (import ze stávajícího systému, nebo vložení z papírových poznámek a formulářů)

Výhodou systému Doré je to, že pro právně závazné agendy (CES) poskytuje důvěryhodné prostředí (trusted). Tím řeší mnohé současné problémy, šetří práci (vedení papírové verze dokumentace), a předchází chybám (opakované ruční přepisy papírových protokolů).

Další výhodou je možnost sdílení a publikování agend (ukradené předměty, výměny, prodeje, vyřazování…), případně možnost vytvořit agendy zcela nového typu (srovnávání úspěšnosti sbírek, celoplošná optimalizace restaurátorských prací…).

Zpřesňování katalogu

Katalogizace není jednorázový akt, ale spojitý proces. Musíme dbát na to, aby katalog odpovídal současným zvyklostem a znalostem, aby se odborně vyvíjel. Postupné doplňování a odborné zpracovávání sbírky by se mělo promítat i do již katalogizovaných položek (propojování vazeb, dělení hromadných sbírkových předmětů…). Ve zpřesňování katalogu nám výrazně pomáhají mechanizmy systému Doré. Tříděním a selekcemi můžeme efektivně vyhledávat nedostatky a pátrat po nekonzistencích.

Příprava digitalizace

Zvláštním případem zpřesňování katalogu je příprava digitalizace. V tomto kroku musíme připravit sbírku k efektivní a bezchybné digitalizaci. Příprava spočívá zejména v těchto krocích:

Výběr předmětů k digitalizaci

Je zřejmé, že některé sbírkové předměty nemá smysl digitalizovat všechny, že často stačí z celého souboru digitalizovat jen několik typických vzorků (statistické sběry biologického materiálu, archeologické střepy…).

Rozdělení
hromadných sbírkových předmětů

Obvykle nejde digitalizovat hromadné sbírkové předměty jako celek (soubor grafických listů, numizmatický soubor…). Takový digitální záznam by měl malou vypovídací hodnotu a byl by velmi nepraktický. Považujeme za rozumné požadovat, aby digitalizované předměty byly řádně jednotlivě katalogizovány. Jenom tak lze zajistit jednoznačné přiřazení předmětu jeho digitálnímu obrazu.

Vytvoření souborů pro digitalizaci

V některých případech je vhodné, aby snímky jednotlivých předmětů byly doplněny o snímek uceleného souboru spolu souvisejících předmětů (čajový servis, souprava nábytku…). Tyto soubory je třeba vybrat, aby při digitalizaci mohly být společně nasnímány.

Příprava předmětů k digitalizaci

Spočívá zejména ve vyhledání předmětů v depozitáři, jejich očištění, označení a případně zabalení k přepravě. V této fázi je dobré zkontrolovat stav předmětů a případně zajistit potřebné opravy.

Příprava doplňkových
materiálů k digitalizaci

Řekli jsme si, že ke sbírkovému předmětu připojujeme všechny materiály, které se tohoto předmětu týkají (stará katalogová karta, novinové výstřižky, staré fotografie zobrazující používání předmětu nebo jeho starou podobu…). Ty však obvykle nemáme v digitálním tvaru. Proto je připravíme tak, aby mohly být digitalizovány současně s předmětem.

Digitalizace

Vytvoření katalogu, který obsahuje identifikaci objektů, jejich popis a průvodní data, vznikne velmi efektivní a pružný systém, který překonává všechny v současnosti používané postupy. Skutečnou sílu však systém získá až vložením digitalizovaných předmětů.

Digitální záznam v katalogu zastupuje skutečný předmět. Měl by vyloučit (nebo alespoň výrazně minimalizovat) manipulaci se sbírkovými předměty pro badatelské či kurátorské potřeby. Digitalizací rozumíme vytvoření digitálního obrazu předmětu, jeho projevů a funkcí. Tímto “digitálním obrazem” tedy může být fotografie, scan, video, zvuk, 3D model atd.

Ve virtuální sbírce je digitální obraz hlavní informací o sbírkovém předmětu. Proto musí mít digitální záznam takovou kvalitu, aby zachytil vše z předlohy a umožnil tak i podrobné zkoumání. Kvalitní digitální záznam může do jisté míry i nahradit původní předmět v případě jeho ztráty, zničení či poškození. Digitální záznam není určen jen pro interní muzejnické použití, ale měl by sloužit pro podporu publikování, měl by zlepšit publicitu sbírky, oboru či země… Proto musí být použitelný jako předloha pro většinu komerčních i propagačních úkolů. Kvalita záznamu musí umožnit tisk alespoň ve formátu A3.

U dvourozměrných předmětů je toto zadání celkem jasné, a zvládnutelné (viz Memoriae Mundi). U trojrozměrných předmětů musíme postupovat případ od případu. Musíme vždy rozhodnout, které hlavní pohledy na předmět jsou charakterizující (pilotní snímek), jaké další záběry musíme udělat, aby byl předmět dokonale dokumentován. Mimo tyto popisné, dokumentační záběry musíme pořídit estetizující záběr pro propagační a prezentační účely. Každý třírozměrný předmět tedy bude v katalogu zachycen na několika snímcích. Kromě toho mohou být do katalogu vložena další data popisující předmět (video funkce předmětu, charakteristický zvuk vydávaný předmětem, 3D model předmětu, interaktivní animace…), jeho historii, či odborné práce s ním spojené (texty, scany, OCR …).

Digitalizační postupy jsou technologicky i odborně poměrně náročné. Proto předpokládáme, že digitalizaci budou provádět specializovaná pracoviště, která disponují potřebnou technikou, odborníky a zkušenostmi. Podrobnosti o digitalizačních postupech najde zájemce v našich předchozích pracích.

Vědecké zpracování, využívání, prezentace

Sbírka zpracovaná dle výše popsaných postupů obsahuje všechny dostupné informace k předmětům v ní obsaženým. To znamená, že jsou tyto znalosti navždy zachovány pro další využití, že nehrozí jejich postupná eroze či degradace. Proto není příliš rozhodující, kdy budou dále odborně zpracovány. Z toho vyplývá, že postup vědeckého zpracování může vycházet ze skutečných vědeckých či společenských potřeb a není diktován záchranou zanikajících znalostí.

Je přirozené, že badatel bude ukládat výsledky svého bádání opět do systému. Tyto zápisy však již budou strukturované jako standardní XML dokumenty. Díky tomu budou snadněji vyhledatelné a dále strojně zpracovatelné.

Digitální sbírka bude přístupná on-line. To znamená, že odborného zpracování se mohou účastnit odborníci z kterékoliv části světa, nemusíme tedy spoléhat jen na odborné pracovníky dané sbírky. Propojení všech sbírek do jednoho systému a on-line přístup do takto vzniklého digitálního depozitáře umožní:

syntetizování znalostí napříč sbírkami a obory
veřejnou verifikaci a kontrolu sbírek
interaktivní připojování a sdílení vazeb a badatelských poznámek
alternativní konstruování vztahů, interpretací a hypotéz

Vznikne nová kvalita odborné spolupráce, nové badatelské prostředí. Jsme přesvědčeni, že v tomto prostředí bude probíhat odborné zpracování sbírek automaticky, dle vnitřní logiky jednotlivých oborů a preferencí badatelů. Snadno se tedy může stát, že zajímavou malou sbírku zapadlého muzea někde na Šumavě velmi kvalitně zpracuje doktorand z Číny nebo Austrálie. Odborný zájem půjde jistě usměrňovat vhodnými podněty (granty, stáže, vědecké ceny…). Myslíme si, že tento postup je mnohem efektivnější než současná praxe.

On-line přístup do systému umožní jeho využívání jak odbornou, tak laickou veřejností. Ta může systémem procházet a hledat v něm poučení i informace pro vědeckou práci, může glosovat jednotlivé položky, vytvářet nad nimi vztahy a vazby atd. Mimo to půjde systém využívat jako zdroj podkladů pro další práce (knihy, výstavy, CD… odborné, popularizační komerční…). Ze systému půjde vytvářet reálné i virtuální prezentace, jako například místní či oborová muzea.

Prameny: